Documental

Esse módulo facilita o dia-a-dia da sua empresa, possibilitando o total controle sobre o arquivamento, a utilização e as consultas de documentos de forma fácil e ágil.

	ARQUIVOS E DOCUMENTOS
	Existem diversos tipos de arquivos e documentos utilizados no cotidiano das empresas, o que dificulta o controle, as consultas e a movimentação dos mesmos. Documentos em papel colocados em pastas e arquivados em armários e gaveteiros, e arquivos digitais em CD’s, disquetes e, HD’s, bibliotecas, revistas, catálogos, entre outros, são facilmente controlados pelo Prisma – Gerenciamento de Documentos, pois uma vez cadastrados no sistema, todos os detalhes possíveis com relação ao tipo de documento, forma de arquivamento, local destinado e validade são registrados de forma rápida e simples. Exemplo: Em um contrato comercial, é possível registrar o título do documento; as datas de início e validade; se o documento está em papel, colocado na pasta arquivo número “X”, na gaveta “Y” do armário “Z”. Garantindo assim a agilidade na localização, retirada e arquivamento após a devolução.
	CONSULTA AO SISTEMA
	O Prisma – Gerenciamento de Documentos, conta com um exclusivo especial sistema de busca avançada. Esta ferramenta possibilita consultas rápidas e precisas ao sistema, realizadas de forma simultânea por diferentes máquinas atuantes em uma rede de computadores empresariais, otimizando a utilização dos recursos de equipamentos e sistemas. As consultas ao sistema podem ser feitas por meio de “palavras chave”, nomes, títulos, entre outros. As operações do Prisma – Gerenciamento de Documentos podem ser realizadas com teclas de atalho, agilizando a utilização do sistema. Os atalhos são informados ao lado de cada ferramenta de ação na barra de menu do sistema.
	AGILIDADE
	Uma vez realizado o cadastro de um documento, os dados do mesmo poderão ser aproveitados para futuros cadastros que utilizarem o mesmo tema. Exemplo: A existência de mais de um contrato comercial realizado com uma única empresa. Os dados cadastrais dessa empresa podem ser aproveitados, evitando perda de tempo no cadastramento de novos documentos. Todas as alterações realizadas em um cadastro no sistema serão automaticamente memorizadas e válidas para todos os documentos relacionados a ele, padronizando assim as informações como endereços, telefones, etc.
	SEGURANÇA
	Para garantir a segurança do sistema, todos os usuários são cadastrados e recebem uma senha de acesso. Além disso, as consultas aos cadastros podem ser liberadas ou bloqueadas pelo administrador do Prisma – Gerenciamento de Documentos, evitando problemas de acessos indevidos. As inclusões e alterações realizadas nos cadastros são automaticamente memorizadas no sistema, indicando o campo alterado, a data, o nome do usuário e até o motivo da alteração. Outra importante ferramenta é o controle de validade e devolução de documentos. O sistema indica os documentos que possuem validade vencida ou estão para vencer, e acusa os documentos que foram retirados e devem ser devolvidos em datas determinadas, garantindo o controle de movimentação e responsabilidade pelos documentos.