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Como acompanhar o andamento dos pedidos?

Um fator importantíssimo, relacionado diretamente com a satisfação do cliente, é o acompanhamento do fluxo dos pedidos, desde o momento da entrada do pedido na empresa até a entrega dos produtos e recebimento do valor correspondente.

O PRISMA permite um acompanhamento eficaz obrigando a passagem ou não do pedido por determinadas fases, de acordo com a parametrização determinada pela empresa.

A visualização dos pedidos que se encontram em cada uma das situações, bem como a solução das pendências, é bastante simples.

No PRISMA um pedido pode passar pelas seguintes fases:

 Digitação: Enquanto o pedido estiver sendo acessado pela Tela de Digitação de Pedidos, ele será considerado na situação "Digitação". Isso indica que o pedido não pode ser acessado por outro usuário.

 Pendente: Indica que o pedido foi salvo como Pendente. Isso é interessante nos casos em que o pedido é digitado com antecedência e fica aguardando uma confirmação. Pode ser utilizado para orçamentos e cotações, aguardando o cliente confirmar a compra, ou em outros casos que o usuário desejar.

 Crítica: Quando um pedido é salvo, o PRISMA o analisa automaticamente comparando com os limites de preços, descontos e prazos de pagamento, previamente estabelecidos pela Empresa. Se o pedido estiver fora dos limites estabelecidos, ele será colocado na situação de "Critica". O pedido permanecerá nessa situação até que seja liberado ou rejeitado por pessoa com permissão para essa decisão.

 Exigência: No cadastro de Produtos é possível serem estabelecias exigências associadas ao produto. Quando do processamento de um pedido que contenha produtos com exigências, o pedido será automaticamente colocado na situação "Exigência". indicando que o pedido tem algum(uns) produto(s) com exigências a serem cumpridas. O pedido permanecerá nessa situação até que seja liberado ou rejeitado por pessoa com permissão para essa decisão.

 Crédito: Quando um pedido é salvo, o PRISMA o analisa automaticamente a situação de crédito do Cliente. Se ele possuir títulos vencidos em aberto, se a soma dos títulos em aberto mais o valor do pedido ultrapassar o limite de crédito estabelecido para o cliente, ou se tiver restrição de Crédito no Cadastro do Cliente, o pedido será automaticamente colocado na situação "Crédito" indicando que o pedido foi impedido de ser confirmado porque o cliente tem restrições de crédito. O pedido permanecerá nessa situação até que seja liberado ou rejeitado por pessoa com permissão para essa decisão.

 Antecipado: O PRISMA permite a identificação de clientes que poderão comprar somente mediante pagamento antecipado. Ao se gerar um pedido para um cliente nessas condições, o PRISMA, automaticamente, colocará o pedido na situação "Antecipado", gerando um título a receber correspondente ao pedido. O pedido permanecerá nessa situação até que seja reconhecido o recebimento do título vinculado a ele pelo módulo financeiro.

 Liberado: O PRISMA permite que seja configurada a exigência de confirmação manual dos pedidos.Caso a Empresa configure dessa forma, o PRISMA não irá considerar o pedido como "Confirmado", mesmo que não haja nenhuma outra restrição. O pedido será sempre colocado na situação "Liberado". O pedido permanecerá nessa situação até que seja confirmado ou rejeitado por pessoa com permissão para essa decisão.

 Confirmado: Indica que o pedido passou por todas as exigências necessárias para a sua aceitação. O pedido confirmado deverá ser processado pelos demais módulos do sistema até sua conclusão final. Quando colocado na situação "Confirmado" o pedido fica disponível para acesso pelos demais módulos do PRISMA que passam a processá-lo automaticamente conforme for parametrizado.

 Armazenamento: Indica que o pedido está sendo trabalhado pelo módulo de armazenamento, onde passará por diversas etapas de processamento . Conforme a parametrização, o pedido passará pela separação das mercadorias, conferência de suas quantidades com o pedido e, se for o caso, a associação com o lote e data de validade.

 Transporte: Indica que o pedido está sendo trabalhado pelo módulo de "Expedição e Transporte". Conforme a parametrização, o pedido passará pela preparação da carga identificando veículo, rota e motorista.

 Fiscal: Indica que o pedido está sendo trabalhado pelo módulo "Fiscal". O pedido permanecerá nessa situação até que seja concluída a emissão do documento fiscal correspondente.

 Concluído: Indica que o pedido passou por todas as etapas e está concluído.