Como reduzir o risco de fraudes e desvios na minha empresa?
Este é um assunto que seria melhor se não precisasse ser abordado. Mas é uma realidade e não pode ser ignorada.
Não é pouco freqüente a ocorrência de fraudes e desvios nas empresas e, a maioria dos casos ocorre porque existe a oportunidade.
Os controles internos das empresas, na maioria das vezes, são limitados a controlar eventos e objetos específicos. Por exemplo: o controle de estoques controla os estoques, o Controle de Contas a Receber controla as Contas a Receber e se limitam a isso. Raros são os sistemas que tratam essa movimentação de forma realmente integrada, ou seja: cada novo valor a pagar precisa ser compensado por uma entrada de mesmo valor no estoque ou pelo registro de despesas de igual valor; cada valor baixado das Contas a Receber precisa ser compensado por uma entrada de igual valor no Controle de Contas Bancárias ou de Caixa.
Outra característica comum é a falta de rastreabilidade dos controles. Os controles se limitam a atualizar a situação presente e, em boa parte das vezes, não guardam o histórico, ou a evolução dos fatos que levaram à essa situação. Exemplificando: boa parte dos controles de estoque, mostram o estoque atual, mas não demonstram a movimentação (operações de entrada e saída) que fizeram com que o estoque atual fosse aquele que é demonstrado. Quando muito, demonstram os totais movimentados por período. Raros são os sistemas que demonstram, movimento a movimento, a evolução dos estoques.
Essa mesma situação pode ser levada para os demais controles: Contas a Receber, Contas a Pagar, Contas Bancárias, Caixa, Adiantamentos, etc.
O fato de não ser demonstrada a evolução dos valores operação por operação, da oportunidade a pessoas que têm acesso ao sistema de manipular seus valores, pois é impossível se rastrear ou fazer uma amarração entre os diversos controles e os movimentos que lhes deram origem.
Essas características são normalmente relegadas ao segundo plano no momento da contratação de um sistema. Quando, de alguma forma, se constata uma fraude também parece que o sistema não teria como evitar que a fraude acontecesse, e assim, as empresas continuam a conviver com o problema, descobrindo algumas fraudes esporadicamente, mas sempre de forma casual, ou por alguma denúncia.
Muito melhor que descobrir a fraude é evitar que ela aconteça, e caso ela aconteça que seja descoberta de forma sistemática e em curto espaço de tempo. Isso, além de não permitir que atinja cifras muito elevadas, desestimula o surgimento de novos casos. A grande maioria das fraudes surge porque existe oportunidade. "A ocasião faz o ladrão".
No desenvolvimento do PRISMA esses aspectos não foram esquecidos. Todos os controles são realmente integrados entre si, Toda movimentação é arquivada e o saldo de cada conta ou de cada título é sempre o resultado da soma dos movimentos que os compõem.
Dessa forma, ao efetuar uma venda o sistema gera automaticamente um ou mais títulos a receber, conforme a condição da venda.
O título ficará em aberto até que seja feito um lançamento no Caixa ou em uma Conta Bancária dando entrada no valor correspondente e identificando que se refere àquele título.
A venda só é registrada se simultaneamente for gerado o título. O título só é baixado porque se deu entrada no valor correspondente na conta bancária.
Toda essa movimentação fica armazenada de forma que se pesquisarmos o título, será mostrada sua origem através da venda e os dados relativos ao recebimento através da conta bancária.
A conta bancária do PRISMA deverá ser conciliada com o extrato bancário. Nessa conciliação é informada a data do extrato e seu saldo final.
O PRISMA mostra todos os lançamentos da conta que ainda não foram conciliados. O usuário irá assinalar os movimentos que constam no extrato e o PRISMA analisará se existe consistência entre o saldo informado e o movimento assinalado. Havendo consistência o movimento assinalado será considerado conciliado.
Se for feito um lançamento indevido dando entrada na conta bancaria para provocar a baixa indevida do título, o movimento da conta bancária nunca será conciliado pois não aparecerá no extrato. Isso denunciará o erro ou fraude.
Esses mesmos critérios são utilizados em todos os controles do PRISMA sejam financeiros, de estoque, de pedidos de venda, comissões, etc.
Na questão "segurança" o PRISMA oferece ainda um controle de acessos que permite definir quais acessos cada usuário terá no sistema. Além disso, todas as operações que afetam os dados são registradas com informações de qual usuário as realizou, em que data e hora e por qual tela ou função do sistema.